Visa Nhật Bản thay đổi cách ký tên hồ sơ trẻ em: Phụ huynh cần lưu ý gì?
Cuối năm 2025, Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội đã đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhằm chuẩn hóa quy trình xét duyệt thị thực đối với trẻ em. Trong bài viết này, MVISA sẽ cập nhật chi tiết nội dung về việc visa Nhật Bản thay đổi cách ký tên hồ sơ trẻ em, các thông tin gia đình cần lưu ý để quý khách hàng nắm rõ và thực hiện chính xác.
Bài viết được thực hiện bởi Nguyễn Thị Hải Yến | Nằm trong chuỗi bài về Visa Nhật Bản
Lý do thay đổi quy định về chữ ký hồ sơ trẻ em
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa, Đại sứ quán Nhật Bản đặc biệt chú trọng đến tính xác thực và nhất quán của các giấy tờ pháp lý. Đối với hồ sơ của trẻ em, việc ký tên trên hộ chiếu, tờ khai xin visa và thư xin visa nhiều lần (multiple) thường xảy ra nhiều sai sót do phụ huynh chưa nắm rõ quy định ký thay.
Để tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung gây mất thời gian, MVISA khuyến cáo các bậc phụ huynh cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định mới dưới đây.
Hướng dẫn ký tên hồ sơ visa Nhật Bản cho trẻ em mới nhất
Quy định về việc ký tên được chia làm hai trường hợp cụ thể dựa trên khả năng viết của trẻ.
Trường hợp 1: Trẻ em đã biết viết chữ
Đối với những trẻ đã đến tuổi đi học và có khả năng tự viết tên mình, quy định khá đơn giản:
- Trẻ được phép và khuyến khích tự ký tên của mình trên tất cả các giấy tờ liên quan (Hộ chiếu, tờ khai xin visa, thư xin visa multiple).
- Chữ ký cần đảm bảo tính thống nhất trên các loại giấy tờ.
Trường hợp 2: Trẻ em chưa biết viết chữ
Đây là nội dung quan trọng nhất trong đợt visa Nhật Bản thay đổi cách ký tên hồ sơ trẻ em lần này. Đối với trẻ nhỏ chưa biết viết, bố hoặc mẹ được phép ký thay. Tuy nhiên, quy trình ký thay bắt buộc phải thực hiện đủ 3 bước theo thứ tự sau:
Bước 1: Ghi họ tên trẻ
Phụ huynh ghi rõ ràng, đầy đủ họ và tên của trẻ vào phần quy định cho người làm đơn.
Bước 2: Phụ huynh ký tên
Bố hoặc mẹ ký tên xác nhận của mình
Lưu ý: Chữ ký này bắt buộc phải trùng khớp với chữ ký mẫu trên hộ chiếu của người ký thay.
Bước 3: Ghi chú quan hệ
Đây là bước thường bị bỏ sót nhất. Phụ huynh bắt buộc phải ghi chú mối quan hệ bằng tiếng Anh ngay cạnh chữ ký:
- Ghi (by father) nếu người ký là bố.
- Ghi (by mother) nếu người ký là mẹ.
Ví dụ minh họa:
Nếu trẻ tên là Nguyễn Văn An và Mẹ là người ký thay, phần chữ ký hợp lệ phải thể hiện đủ 3 dòng thông tin như sau:
- Nguyễn Văn An
- [Chữ ký của Mẹ]
- (by mother)
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ từ MVISA
Việc tuân thủ đúng quy cách ký tên không chỉ giúp hồ sơ trở nên chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính pháp lý theo yêu cầu của cơ quan lãnh sự. Dưới đây là những điểm cần đặc biệt lưu ý:
- Không được để trống phần chữ ký trong tờ khai xin visa, ngay cả đối với trẻ sơ sinh.
- Tuyệt đối không ký thay mà thiếu phần ghi chú quan hệ (by father/by mother), đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị yêu cầu giải trình.
- Chữ ký của phụ huynh khi ký thay cho con phải đồng nhất với chữ ký trong hồ sơ cá nhân của phụ huynh (nếu nộp cùng) hoặc trên hộ chiếu.
Để quá trình xin visa Nhật Bản cho trẻ em diễn ra đúng theo quy định mới nhất của Đại sứ quán Nhật Bản, Dịch vụ làm visa Nhật Bản tại Cần Thơ của MVISA là lựa chọn hàng đầu dành cho quý khách.
Vì sao khách hàng tin chọn dịch vụ làm visa Nhật Bản tại MVISA?
Tại sao hàng ngàn khách hàng tin chọn MVISA
khi làm visa nước ngoài?
CHUYÊN VIÊN AM HIỂU
Hơn 8 năm kinh nghiệm chuyên trị hồ sơ khó và các loại visa ngách. Chúng tôi thấu hiểu từng quy trình khắt khe nhất của các lãnh sự quán.
Tỷ lệ đậu 96,8% ngay lần đầu
HỖ TRỢ TẬN TÂM
Đồng hành sát sao 1:1 từ khâu chuẩn bị đến khi nhận kết quả, sẵn sàng giải đáp 24/7 kể cả ngày lễ để quý khách hoàn toàn an tâm.
Xử lý trọn gói - Không phát sinh
UY TÍN HÀNG ĐẦU
Thương hiệu trực thuộc Công ty du lịch Nụ Cười Mê Kông – Top đơn vị lữ hành hàng đầu miền Tây với quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng.
98% khách hàng hài lòng
Lưu ý: MVISA KHÔNG cam kết "bao đậu" 100% để đảm bảo tính minh bạch. Chúng tôi luôn tập trung tối ưu từng bộ hồ sơ một cách trung thực nhằm đạt tỷ lệ thành công cao nhất cho quý khách.
Nhận tư vấn miễn phí 24/7 từ MVISA
Bạn có hồ sơ khó? Hãy để chuyên viên MVISA hỗ trợ ngay.
Đừng để những rào cản thủ tục làm gián đoạn hành trình của quý khách. MVISA cam kết tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho từng trường hợp riêng biệt.
Phản hồi trong vòng 5 phút
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Có quy định độ tuổi cụ thể bắt buộc trẻ phải tự ký tên không?
Không có độ tuổi cố định. MVISA khuyến khích trẻ tự ký nếu đã viết thạo; nếu nét chữ chưa ổn định, phụ huynh nên chọn phương án ký thay để đảm bảo tính thẩm mỹ và chính xác tuyệt đối cho hồ sơ.
Nếu quên ghi chú by father/by mother thì xử lý thế nào?
Đây là lỗi sai khiến hồ sơ trở nên không hợp lệ. Để đảm bảo an toàn, MVISA khuyến nghị Quý khách bắt buộc phải khai lại tờ khai mới, tuyệt đối không viết chèn thêm vào bản đã sai.
Chữ ký trên tờ khai và hộ chiếu có cần giống nhau không?
Bắt buộc phải trùng khớp. Người ký trên hộ chiếu (trẻ tự ký hoặc bố/mẹ ký thay) phải chính là người ký trên tờ khai.
Ông bà hoặc anh chị có được ký thay cho trẻ không?
Theo quy định, chỉ bố hoặc mẹ là người đại diện hợp pháp, các trường hợp khác cần giấy ủy quyền. Quý khách có thể liên hệ ngay với MVISA để nhận mẫu ủy quyền chuẩn nếu bố mẹ vắng mặt.
Hộ chiếu của trẻ đang để trống chữ ký thì khai form visa thế nào?
Dù hộ chiếu trống chữ ký do trẻ quá nhỏ, tờ khai visa vẫn bắt buộc phải có chữ ký xác nhận. Phụ huynh hãy thực hiện đúng quy trình “Ký thay 3 bước” mà MVISA đã hướng dẫn ở phần trên.
