Cẩm nang xin visa Nhật Bản chi tiết từ A-Z thành công 96.8%

Việc xin visa nhật bản đang trở thành nhu cầu phổ biến của nhiều người Việt Nam khi du lịch tự túc đến xứ sở hoa anh đào ngày càng được ưa chuộng. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, cập nhật mới nhất năm 2025 để bạn có thể nắm vững quy trình xin visa nhật bản tự túc, hoàn thành thủ tục một cách thuận lợi để tiết kiệm chi phí và chủ động trong việc lập kế hoạch.

Tổng quan cần biết để xin Visa Nhật Bản

Visa Nhật Bản là gì?

Visa Nhật Bản là giấy phép nhập cảnh do chính phủ Nhật Bản cấp cho công dân nước ngoài, cho phép nhập cảnh và lưu trú tại Nhật Bản trong một khoảng thời gian nhất định với mục đích cụ thể.

Phân loại visa theo số lần nhập cảnh:

• Single: Nhập cảnh một lần duy nhất
• Double: Nhập cảnh hai lần trong thời hạn hiệu lực
• Multiple: Nhập cảnh nhiều lần trong thời hạn hiệu lực

Thời hạn và thời gian lưu trú

Các loại visa Nhật Bản phổ biến

Visa ngắn hạn

Visa dài hạn

Điều kiện để xin visa Nhật Bản

• Có hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh, đảm bảo quyền lợi và tư cách quay trở lại quốc gia xuất phát hoặc tái nhập cảnh nước đang cư trú.
• Hồ sơ xin visa phải đảm bảo thông tin đúng sự thật và hoàn toàn chính xác. Tuyệt đối không được làm giả giấy tờ hoặc khai báo sai thông tin.
• Mục đích nhập cảnh và thời gian lưu trú phải phù hợp với tư cách lưu trú được quy định trong Luật Quản lý xuất nhập cảnh và chấp nhận tị nạn của Nhật Bản (Điều lệ hành chính số 319 năm 1951)
• Người xin visa không thuộc các đối tượng bị cấm nhập cảnh theo Khoản 1 Điều 5 Luật xuất nhập cảnh Nhật Bản, bao gồm những người từng vi phạm pháp luật, bị trục xuất hoặc có hành vi gây nguy hại cho trật tự xã hội

Lưu ý quan trọng: Đại sứ quán Nhật Bản xử lý nghiêm các trường hợp nộp giấy tờ giả mạo hay trình bày nội dung sai sự thật. Nếu bị từ chối cấp visa, trong vòng 6 tháng sẽ không được xin visa với cùng mục đích.

Danh sách hồ sơ xin visa Nhật Bản cần chuẩn bị

Giấy tờ tùy thân bắt buộc

• Hộ chiếu gốc còn hiệu lực ít nhất 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh
• Bản copy trang thông tin nhân thân của hộ chiếu
• Ảnh thẻ kích thước 4.5cm × 3.5cm được chụp trong vòng 6 tháng trở lại, nền trắng

Đơn xin visa và giấy tờ chính thức

• Đơn xin visa (ghi ngày nộp hồ sơ, ký giống với chữ ký trong hộ chiếu)
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (bản photocopy)

Chứng minh tài chính

Giấy tờ nghề nghiệp và thu nhập

• Giấy xác nhận công việc có dịch thuật, ghi rõ thời gian công tác, mức lương và chức vụ
• Hợp đồng lao động có chữ ký xác nhận và đóng dấu của đơn vị
• Sao kê tài khoản ngân hàng 3-6 tháng gần nhất
• Bảng lương 3 tháng gần nhất
• Giấy xác nhận số dư tài khoản hiện tại

Giấy tờ theo từng đối tượng

Nhân viên công ty:

• Giấy nghỉ phép có xác nhận của doanh nghiệp

Chủ doanh nghiệp:

• Chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Báo cáo thanh toán thuế 3 tháng gần nhất

Học sinh/Sinh viên:

• Thẻ học sinh/sinh viên
• Giấy phép nghỉ học hoặc xác nhận học tập có chữ ký hiệu trưởng

Hồ sơ liên quan đến chuyến đi

Lịch trình và kế hoạch

• Lịch trình chi tiết bao gồm ngày nhập cảnh, xuất cảnh, nơi lưu trú, hoạt động cụ thể hàng ngày
• Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi hoặc xác nhận đặt chỗ
• Xác nhận đặt phòng khách sạn trong suốt thời gian lưu trú

Bảo hiểm và chi phí

• Bảo hiểm du lịch bao gồm toàn bộ thời gian lưu trú tại Nhật Bản

Hồ sơ bổ sung theo loại Visa

Visa thăm thân

• Thư mời từ người thân tại Nhật Bản
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (giấy kết hôn, giấy khai sinh)

Visa công tác

• Thư mời từ đối tác Nhật Bản ghi rõ mục đích chuyến đi
• Quyết định cử đi công tác của cơ quan trực thuộc
• Giấy chứng nhận bảo lãnh (nếu phía Nhật chi trả chi phí)

Mẫu tờ khai xin Visa Nhật Bản mới nhất 2025

Đại sứ quán Nhật Bản cung cấp các biểu mẫu sau:

• Đơn xin visa (PDF)
• Giấy bảo lãnh (tiếng Anh)
• Giấy lý do mời (tiếng Anh)
• Lịch trình lưu trú (tiếng Anh)
• Danh sách người xin visa (tiếng Anh)

Về mẫu đơn và cách điền

• Mẫu tờ khai xin visa nhật bản mới nhất có mã code riêng và được cập nhật định kỳ trên website chính thức
• Tờ khai phải được điền hoàn toàn bằng tiếng Anh với chữ in hoa
• Sử dụng bút mực màu đen hoặc xanh đậm, tuyệt đối không dùng bút chì
• Không được tẩy xóa, nếu sai phải làm lại tờ khai mới

Thông tin bắt buộc phải chính xác

• Thông tin cá nhân và hộ chiếu phải khớp 100% với giấy tờ đính kèm
• Họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu phải y hệt như trong passport
• Thông tin người bảo lãnh/mời (nếu có) phải đầy đủ và chính xác
• Mục đích và thời gian lưu trú phải phù hợp với loại visa đang xin

Các lỗi thường gặp cần tránh

• Sai thông tin cá nhân – đặc biệt không khớp giữa tờ khai và hộ chiếu
• Thiếu chữ ký và ngày tháng ở cuối form khiến hồ sơ bị trả lại
• Thông tin nghề nghiệp, địa chỉ không khớp với giấy tờ chứng minh
• Điền sai định dạng ngày tháng – phải dùng DD/MMM/YYYY (ví dụ: 15/MAR/1990)

Kiểm tra trước khi nộp

• Đối chiếu từng thông tin với giấy tờ gốc
• Đảm bảo có đầy đủ chữ ký ở tất cả vị trí yêu cầu
• Kiểm tra ngày tháng điền đơn phải là ngày nộp hồ sơ
• Photo lại tờ khai đã điền để lưu trữ

Nếu bạn là người lần đầu xin visa nhật bản, có hồ sơ phức tạp hoặc muốn đảm bảo tỷ lệ thành công cao nhất, việc sử dụng dịch vụ visa chuyên nghiệp thông qua MVISA là lựa chọn thông minh, tránh được rủi ro bị từ chối và phải chờ 6 tháng mới được nộp lại. Nhận tư vấn chi tiết ngay:

Quy trình xin visa Nhật Bản

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Checklist các giấy tờ cần thiết bao gồm hồ sơ cơ bản và hồ sơ bổ sung tùy theo loại visa

Bước 2: Đặt lịch hẹn

Tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán:

• Bắt buộc phải đặt lịch hẹn ít nhất một ngày trước khi đến làm thủ tục
• Liên hệ qua số điện thoại tổng đài: 028-3933-3510
• Thời gian làm việc: thứ Hai đến thứ Sáu (trừ ngày nghỉ lễ)
• Buổi sáng: 08:30 – 12:00, buổi chiều: 13:15 – 16:45

Tại VFS Global:

• Không cần đặt lịch hẹn trước
• Có thể đến trực tiếp trong giờ làm việc

Bước 3: Nộp hồ sơ và thanh toán lệ phí

Địa điểm nộp hồ sơ:

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội (27 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội) phục vụ các tỉnh phía Bắc.
• Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM (261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP.HCM) phục vụ các tỉnh phía Nam.
• Trung tâm VFS Global tại cả Hà Nội và TP.HCM
• 13 đại lý ủy thác được chỉ định

Bước 4: Theo dõi tình trạng hồ sơ qua email hoặc hệ thống

Thông qua VFS Global:

• Truy cập: https://visa.vfsglobal.com/ind/en/jpn/track-an-application4
• Nhập số hồ sơ và thông tin cá nhân để tra cứu

Thông qua Đại sứ quán:

• Kiểm tra tại: https://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/index.html4
• Sử dụng số hồ sơ trên biên lai xác nhận nộp hồ sơ

Các hình thức thông báo kết quả:

• Thông báo qua email
• Dịch vụ SMS trực tiếp đến điện thoại
• Theo dõi trực tuyến bằng số tham chiếu và ngày sinh

Thời gian xử lý: Thông thường từ 5-7 ngày làm việc, có thể kéo dài hơn trong mùa cao điểm hoặc trường hợp cần bổ sung giấy tờ.

Lệ phí xin visa Nhật Bản cập nhật 2025 mới nhất

Mức lệ phí áp dụng từ 1/4/2024 đến 31/3/2025:

Phí dịch vụ bổ sung:

• VFS Global: khoảng 200.000 VNĐ/bộ hồ sơ
• Các đại lý ủy thác: lên đến 200.000 VNĐ

Phương thức thanh toán:

• Tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán: chỉ thanh toán bằng tiền mặt sau khi có kết quả (nếu được duyệt)
• Tại VFS Global: thanh toán ngay khi nộp hồ sơ, không hoàn lại trong mọi trường hợp

Kinh nghiệm xin Visa Nhật Bản tự túc thành công

Lịch sử du lịch tốt

Có lịch sử du lịch tốt là yếu tố quan trọng giúp tăng uy tín trong hồ sơ xin visa.

• Nếu bạn đã từng du lịch các nước G7 như Mỹ, Canada, Anh, Pháp, Đức, Ý thì tỷ lệ đậu visa sẽ cao hơn đáng kể.
• Đối với những người có passport trắng, nên bắt đầu bằng việc du lịch các nước Đông Nam Á như Singapore, Thái Lan, Malaysia để tạo lịch sử xuất nhập cảnh tích cực

Chứng minh công việc ổn định

Nhân viên lãnh sự sẽ đặc biệt chú ý đến tính ổn định của công việc và mức thu nhập. Bạn cần chứng minh có thu nhập ít nhất 1.000 USD/tháng và đã làm việc lâu năm tại một nơi để thể hiện mức độ gắn bó với công việc

Đối với nhân viên công ty:

• Chuẩn bị hợp đồng lao động và giấy nghỉ phép có xác nhận của doanh nghiệp
• Sao kê giao dịch và bảng lương 3 tháng gần nhất

Đối với chủ doanh nghiệp:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Báo cáo thanh toán thuế 3 tháng gần nhất

Chứng minh tài chính mạnh mẽ

Trong tài khoản ngân hàng cần có tối thiểu 200 triệu VNĐ hoặc sổ tiết kiệm tối thiểu 5.000 USD đã gửi được 3 tháng. Số dư tối thiểu phải đạt 240 triệu VNĐ với thời hạn tối thiểu 3 tháng kèm bảng lương 3 tháng gần nhất.

Giấy tờ bổ sung giúp tăng điểm:

• Giấy tờ nhà đất, cổ phiếu, bất động sản
• Giấy đăng ký xe ô tô (nếu có)
• Các tài sản khác thuộc quyền sở hữu

Lịch trình rõ ràng và hợp lý

Lịch trình di chuyển cụ thể càng chi tiết thì khả năng đậu visa càng cao. Lịch trình phải rõ ràng, liệt kê từng địa điểm tham quan và thời gian lưu trú tại từng điểm đến. Thời gian đặt phòng khách sạn và thời gian dự kiến khởi hành phải khớp với lịch trình đã khai báo

Chuẩn bị hồ sơ chuyên nghiệp

Sắp xếp hồ sơ khoa học:

• Các giấy tờ phải sử dụng khổ giấy A4
• Sắp xếp theo thứ tự đã được quy định
• Đánh dấu thông tin quan trọng để dễ nhận biết
• Đánh số thứ tự cho từng thành viên nếu đi theo nhóm

Thời hạn giấy tờ:

• Tất cả giấy tờ phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành
• Chỉ công chứng những giấy tờ theo yêu cầu của Đại sứ quán
• Thời gian công chứng không được quá 3 tháng kể từ lúc nộp hồ sơ

Lưu ý khi nộp hồ sơ

Thời gian và địa điểm nộp:

• Đến sớm 30-60 phút để xếp hàng và được xử lý sớm nhất
• Mang theo bút viết và keo dán để chủ động trong việc điền hồ sơ
• Chú ý quy trình kiểm tra an ninh giống như tại sân bay

Những điều tuyệt đối không được làm:

• Không sử dụng giấy tờ giả hoặc ngụy tạo chứng cứ
• Không mua vé máy bay khi chưa được cấp visa
• Không tẩy xóa thông tin trong giấy tờ, phải làm lại nếu sai

Theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung

Nhanh chóng nộp thêm giấy tờ theo yêu cầu của Đại sứ quán khi được thông báo. Việc chấp hành tốt các yêu cầu sẽ tạo thiện cảm và tăng khả năng được duyệt visa. Tùy từng trường hợp, có thể được yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc tham gia phỏng vấn.

Những lưu ý quan trọng khi xin visa Nhật Bản

Không đặt vé máy bay trước khi có visa

Tuyệt đối không mua vé máy bay thật trước khi nhận được visa Nhật Bản. Thay vào đó, chỉ cần xác nhận đặt chỗ (booking confirmation) từ hãng hàng không hoặc đại lý du lịch. Nếu visa bị từ chối, bạn sẽ mất toàn bộ tiền vé và phí hủy vé rất cao. Chỉ mua vé thật sau khi đã có visa trên tay.

Hồ sơ phải chính xác và đầy đủ

• Thông tin cá nhân phải khớp 100% giữa các giấy tờ
• Không được tẩy xóa, nếu sai phải làm lại hoàn toàn
• Tất cả giấy tờ phải trong thời hạn hiệu lực (không quá 3 tháng)
• Dịch thuật phải chính xác và có công chứng khi cần thiết

Các tài liệu đã nộp sẽ không được trả lại, kể cả khi visa bị từ chối:

• Chỉ nộp bản photocopy các giấy tờ quan trọng
• Giữ lại bản gốc để sử dụng cho các mục đích khác
• Chuẩn bị sẵn nhiều bản copy để phòng trường hợp cần bổ sung

Về thời gian và quy trình:

• Nộp hồ sơ ít nhất 1 tháng trước ngày dự kiến khởi hành
• Không thể rút hồ sơ sau khi đã nộp
• Lệ phí visa không được hoàn lại trong mọi trường hợp

Về thông tin cá nhân:

• Không khai báo thông tin sai lệch hoặc giấu thông tin quan trọng
• Nếu bị từ chối, phải chờ 6 tháng mới được nộp lại hồ sơ cùng mục đích
• Giữ bí mật thông tin cá nhân, không chia sẻ với người không có thẩm quyền

Liên hệ tư vấn và hỗ trợ visa

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về xin Visa Nhật Bản

Nên tự làm hồ sơ hay sử dụng dịch vụ hỗ trợ làm visa?

So sánh giữa tự làm và dùng dịch vụ:

Nên chọn tự làm khi:

• Có kinh nghiệm xin visa
• Có thời gian tự chuẩn bị hồ sơ
• Muốn tiết kiệm chi phí

Nên chọn dịch vụ khi:

• Lần đầu xin visa Nhật Bản
• Hồ sơ phức tạp hoặc có yếu tố rủi ro
• Muốn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tỷ lệ thành công cao